e-Administración. Claves de funcionamiento (III. Documento electrónico).


Vamos a seguir dándole vueltas a la entrega de un documento mediante una página web a una administración y como se puede tratar.

Para hacerlo comenté que se utilizaba la firma electrónica que era la que permitía identificar al titular que lo entregaba, permitía identificar si se producían cambios y en última instancia hacía responsable de la autenticidad del documento al que lo entregaba.

Pero como el legislador debe justificar su puesto, se puso a pensar. Quedan puntos por resolver como ¿cual es el documento original?¿cual es copia?¿como lo conservo?¿que hago con los papeles?¿los puedo destruir? …

¿Que se considera un documento electrónico?. Es información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado. Los formatos deben estar basados en estándares abiertos y la elección de los formatos de los documentos electrónicos deben estar normalizados y ser perdurables de forma que aseguren la independencia de los datos de sus soportes.

El documento administrativo electrónico (documento electrónico público que es susceptible de formar parte de un expediente) adicionalmente incorporará una o varias firmas electrónicas y una referencia temporal. De forma que se pueda verificar que sea auténtico, integro y esté disponible.

Se consideran copias electrónicas a las copias realizadas por medios electrónicos de documentos electrónicos emitidos por el propio interesado o por las Administraciones Públicas, manteniéndose o no el formato original, siempre que el documento electrónico original se encuentre en poder de la Administración, y que la información de firma electrónica y, en su caso, de sellado de tiempo permitan comprobar la coincidencia con dicho documento.

Todo este rollo para que:

  • Las copias realizadas por las Administraciones Públicas en soporte papel tengan la consideración de copias auténticas siempre que sean verificables (por ejemplo que incluyan la impresión de un código generado electrónicamente – Huella digital). 
  • Que las administraciones puedan obtener imágenes electrónicas de los documentos aportados por los ciudadanos, con su misma validez y eficacia, hasta el punto que puede destruirse en original.

Y se pueda equiparar un archivo digital a un escrito en papel.

Fuentes. 
El Manual Práctico de Supervivencia en la Administración Electrónic@

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